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これまで紹介してきた、Power Automate、Power Automate Desktopは日常の業務を効率化するためのフロー作成ツールとしてとても安価で優れた機能を提供しています。フローを作成する以外にも、Power Automateにはフローを管理や共有するための様々な機能も用意されています。個人レベルの業務でフローを活用することによって確実に効率化の効果は期待できます。それ以上に企業においては組織的にフローを活用することで、より大きな効果が期待できるのです。開発したフローを効率的に管理して、様々な場所や部署で稼働させるにはフローの共有が有効です。今回はTipsの一つとしてPower Automate、Power Automate Desktopのフローの共有方法を紹介してゆきます。 Power Automate クラウドフローの共有 まずはPower Automateクラウドフローの共有方法です。4つの共有方法を紹介します。 「所有者」として共有 所有者として共有したいメンバーを追加することで、実行だけでなく、フローの編集も可能になります。Power Automateのフローの管理から「マイフロー」を選択して共有するフローを選択します。もしくは、カーソルをフロー上に移動して「共有」を選択します。 「所有者」-「編集」を選択します。 所有者に共有するメンバーのアカウントを追加します。 所有者として追加するためフローと接続に対してのすべての権限が割り当てられるという注意が表示されます。 共有されたユーザー側で確認すると、「マイフロー」-「共有アイテム」内に所有者として追加されたフローが確認できます。共有元では、「クラウドフロー」から「共有アイテム」にフォローが移動しています。 所有者からユーザーを削除することで、共有を停止できます。 所有者を削除しても、フォローは「共有アイテム」内に残ります。このままでも動作に支障はありませんが、「クラウドフロー」に戻したい場合は、「名前を付けて保存」を選択して別名で「クラウドフロー」内に保存します。コピーとして保存後、「共有アイテム」内のフローを削除して、元の名前に変更する必要があります。 コピーしたてのフローは“オフ”状態となっているので、“オン”にして有効にしておく必要があります。 「実行のみのユーザー」として共有 先ほどの所有者としての共有とは異なり、実行のみ許可されたユーザーとして登録してフローを共有する方法がこちらになります。ただし、こちらの共有方法が利用できるのは手動で実行する“インスタントクラウドフロー”だけに限定されています。 フローの管理メニューから「実行のみのユーザー」の編集を選択します。（“インスタントクラウドフロー”以外は「実行のみのユーザー」メニューが表示されません。） 共有するユーザーを登録します。画面下の「保存」を選択します。 「実行のみのユーザー」として登録されました。 登録されたユーザー側ではメールが確認できます。フローを実行するには「Get Button」を選択します。 Power Automateのフロー管理画面が表示されるので、「続行」を選択します。 「フローの実行」を選択します。 フローが実行されました。 「実行のみのユーザー」として共有されたフローは「マイフロー」には登録されません。毎回先ほど届いたメールから起動することになります。共有元のフローも「共有アイテム」とはならず、元のまま「クラウドフロー」内で確認できます。 共有元の「実行のみのユーザー」からユーザーを削除することで共有が解除されます。 エクスポートして共有 クラウドフローは共有方法の1つとして、パッケージファイルをzip形式で保存することがきます。保存したパッケージファイルはインポートして再利用が可能です。フローの編集から「エクスポート」-「パッケージ（.zip）」を選択します。 パッケージの詳細を入力して「エクスポート」を選択します。 共有するユーザー側の「フローの管理」から「インポート」を選択します。 はじめてインポートする場合は操作アイコンを選択して、「インポートの設定」で“新しく作成する”を選択します。 こちらの内容でインポートを実行します。 インポートされました。直後は“オフ”になっているので“オン”にして実行できるように設定しておきます。 コピーの送信で共有 コピーの送信はメールに添付する形式でフローを共有できます。 フローの編集から「コピーの送信」を選択します。 タイトル、説明（25文字以上）、送信先を設定して送信を実行します。 送信されたユーザー側ではメールが確認できます。「マイフローの作成」を選択します。 テンプレートとして共有されているので、「フローの作成」を選択します。 フローが作成されました。 コピーを送信されたフローは、送信元と受信側の両方での「テンプレート」-「自分と共有」で確認することができます。 送信元からこのテンプレートを選択して削除することが可能です。 テンプレートとして送信で共有 「コピーの送信」はプライベートなテンプレートの送信といった感じの共有方法でしたが、「テンプレートとして送信する」はPower Automateのパブリックなテンプレートとして登録して、フローを共有する方法となります。 この方法はPower Automateのギャラリーで承認された場合にテンプレートとして掲載されることになります。 フローの編集から「テンプレートとして送信する」を選択します。 必要な情報を入力して送信を実行します。 （テストなので実行していません。） 承認されればこちらのテンプレートに掲載されフローが共有可能となります。 Power Automate Desktop　デスクトップフローの共有 次にPower Automate Desktopデスクトップフローの共有方法です。2つの共有方法を紹介します。 共有する相手の追加 デスクトップフローの共有設定は、インストール版のPower Automate Desktopからでは設定できないようになっています。Microsoft365にログインして、Web版のPower Automateの管理画面から、「マイフロー」-「デスクトップフロー」を選択して、共有するデスクトップフローを選択します。 「共有する相手」から「アクセス権を管理する」を選択します。 共有するユーザーを追加します。 アクセス権として、実行権限のみの“ユーザー”もしくは、管理権限を持つ“共同所有者”のいずれかを選択して共有を実行します。 共有されたユーザー側で確認すると、デスクトップのアプリケーションからでも「共有アイテム」として確認することができます。実行ユーザーとして共有されたので、フローの編集自体はできなくなっています。 共有した側のWeb版のPower Automateの管理画面とPower Automate Desktopアプリケーションの共有アイテムには共有されているはずのデスクトップフローは確認できませんでした。 コードのコピー＆ペーストで共有 デスクトップフローはコピー＆ペースでコード自体をテキストで取得することができるようになっています。この特徴を利用してメモ帳やメールにコード自体をテキストで張り付けてデスクトップフローを共有することが可能となっています。 Power Automate Desktopアプリケーションから共有するフローを選択して、コードを表示します。 “Ctrl+A”でコードすべてを選択して、“Ctrl+C”もしくはマウスの右クリックメニューで「コピー」を選択します。 メモ帳などに張り付けるとデスクトップフローのコードが取得できます。 共有される側のPower Automate Desktopアプリケーションからフローの新規作成を選択します。 空白スペース上で“Ctrl+V”もしくはマウスの右クリックメニューで「貼り付け」を選択します。 フローが張り付けられました。 このまま共有されたフローを利用できるようになりました。 フローの共有方法のまとめ Power Automate クラウドフロー 共有方法保存場所所有者として追加するマイフロー　－　共有アイテム実行のみのユーザーとして追加する（インスタントフローのみ）メールエクスポート　/　インポートマイフロー　－　クラウドフローコピーの送信テンプレート　－　自分と共有テンプレートとして送信する（承認された場合）テンプレート Power Automate Desktop デスクトプフロー 共有方法保存場所共有する相手を追加する（ユーザー or 所有者）Power Automate Desktopアプリケーションの共有アイテムコードのコピー＆ペーストマイフロ―　－　デスクトップフローPower　Automate Desktopアプリケーションのマイフロ― 以上が、Power AutomateとPower Automate Desktopのフロー共有方法となります。 企業内で開発されたフローを有効的に共有することによって、開発効率のアップにつながります。また、共有によるフローの集中管理を実現することで、メンテナンス性のアップやセキュリティー対策にも役立てることが可能です。個人の利用においても、デスクトップフローはテキストベースでのコピー＆ペーストが可能なので、手軽に共有することが可能です。開発テクニックの共有もつながりますので個人レベルでのスキルアップにも十分役立てることができます。 このように、Power Automateには様々なフローの共有方法が用意されているので、利用用途によって使い分けることがフロー活用の重要なポイントなります。

前回紹介したクラウドフローの開発方法に引き続き、デスクトップ上の操作を自動化するRPA「Power Automate Desktop」で“デスクトップフロー”の開発方法を紹介します。 デスクトップフロー デスクトップフローの実行・開発には環境の構築のためインストール作業が必要となります。以下を参考に準備を整えましょう。今回作成するフローの内容は以下のステップです。 https://developers.gmo.jp/technology/2546 Edgeを起動する。↓GMOインターネットの株価を表示↓GMOインターネットの株価の値を取得する↓Edgeを終了する↓Excelを起動してファイルを開く↓取得したGMOインターネットの株価を追記する↓Excelファイルを保存して閉じる インターネットから取得した情報をExcelに保存するといったよくある作業を自動化してみましょう。Microsoft365のポータルサイトにログインし、「Power Automate」を選択します。 「作成」-「デスクトップフロー」を選択します。 “DF01”というフォロー名で「アプリの起動」を選択します。 これがPower Automate Desktopのフロー開発画面です。 1つ目の開発方法としては、左メニューからアクションをその都度選択して並べてゆくマニュアル作成方法。2つ目はブラウザ内の操作をそのままビデオのように記録して自動的にフローに変換する「Webレコーダー」、3つ目はデスクトップ上の操作を記録して自動的にフローに変換する「デスクトップレコーダー」が用意されています。「Webレコーダー」「デスクトップレコーダー」で記録されたフローは組み合わせたり、後からアクションメニューを使って修正が可能です。 Webレコーダー まずは、「Webレコーダー」を使って目的のWebサイトから情報を取得するところまでのフローを作成します。 操作記録対象となるブラウザを選択します。今回は「Microsoft Edge」を選択します。この時の注意点としては、操作記録するブラウザは事前にすべて閉じておく必要があります。 また、ブラウザの拡張機能として「Microsoft Power Automate」がインストールされていること確認してください。「次へ」ボタンを選択します。 Edgeが起動して、Webレコーダーのコントローラーが表示されます。 「記録の開始」を選択します。 ブラウザの操作の邪魔になるので、Webレコーダーのコントローラーは最小化しておきます。 GMOインターネットのグループ株価情報のページ（https://ir.gmo.jp/）を表示して、ページ下部のGMOインターネットの株価の値にカーソルを合わせます。赤い四角の表示で該当タブ（<span>）が表示されますので、ここでマウスを右クリックします。 「要素の値を抽出」-「テキスト（**,***.**）」を選択します。 このタイミングでWebレコーダーのコントローラーを表示して「終了」ボタンを選択します。（ブラウザを閉じても終了の操作は記録されません。後程手動で追加します）。 Webレコーダーで作成されたフローを確認します。「コメント」は操作に関するメモのようなもので削除しても動作に影響はありません。 「Webページ上の要素の詳細を取得します」を選択すると、右側の変数メニューに「AttributeValue」と「Browser」という2つの変数が確認できます。 「innertext」にはGMOインターネットの株価が格納されることになります。この変数は後程Excelに転記する際に利用します。「Browser」には起動したEdge本体が格納されています。こちらは次に追加する「ブラウザを閉じる」アクションで利用します。 株価を取得後はブラウザを閉じる処理が必要となります。Webレコーダーではこの操作が記録できていませんので追加します。左のアクションメニューから、「Webブラウザーウィンドウを閉じる」を選択して、「Webページ上の要素の詳細を取得します」の下にドラッグ＆ドロップで追加します。 「Webブラウザーインタンス」にはすでに直前のアクションから引き継いだ変数“%Brouwser%”（変数は”%”で囲んで使用します）が設定されています。 こちらの内容で保存します。 ここまででき上がったところで、保存ボタンで保存しておきます。隣の実行ボタンでここまでのフロー動きを確認しておきましょう。実行の際はEdgeブラウザがすべて終了していることを確認した上でテストを行います。 実行すると自動的にEdgeが起動して、GMOインターネットのグループ株価情報のページを開きます。自動的にEdgeは閉じられてフローが終了します。 実行後のフローで、変数を確認するとGMOインターネットの株価が取得できていることが確認できます。 Excel操作の自動化 ここまでで、Webブラウザのフォローが完成しました。続いて、Excelを起動して取得した日経平均株価を転記する部分を作成してゆきます。 事前に操作対象となるExcelファイルを以下の内容で作成してドキュメントフォルダーに保存しておきます。各列の書式もあらかじめ整えておきましょう。 左のアクションメニューから「Excelの起動」を選択して、フローの最後に追加します。 「Excelの起動」で“次のドキュメントを開く”を選択します。「ドキュメントパス」には先ほど保存したExcelファイルを指定します。 こちらの内容で保存します。 次に、アクションメニューから「Excelワークシートから最初の空の列や行を取得」をフローの最後に追加します。 「Excelインスタンス」には直前のアクションから引き継いだExcelインスタンスを格納した変数がすでに設定されています。 「生成された変数」はフローを実行した際に、Excelシートの空白セル情報として、列と行番号が格納される変数となります。 こちらの内容で保存します。 最初の実行時には、変数「FirstFreeColumn」には最初の空白列番号“3”（C列）、変数「FirstFreeRow」には最初の空白行番号“2”が格納されることになります。 したがって、カーソルのある「C2」のセルが最初の空白セルとなります。 日付の列には実行時の日付を入力するので、日付取得のアクションを追加します。 アクションメニューから「現在の日付を取得」を追加します。 現在の日付は「CurrentDateTime」という変数に格納されます。 こちらの内容で保存します。 Excelに各値を入力してゆきます。アクションメニューから「Excelワークシートに書き込み」を追加ます。 まずは日付の列に取得した現在の日付を入力します。ワークートに書き込む際のパラメーターはこれまでのアクションで取得た変数となります。 日付列は常に１（A列）となります。行は最初に見つかった空白セルの行番号となります。 こちらの内容で保存します。 続いて取得した日経平均株価を入力します。同様にアクションメニューから「Excelワークシートに書き込み」を追加ます。 株価の列は2（B列）となります。行は最初に見つかった空白セルの行番号となります。 こちらの内容で保存します。 最後に「Excelを閉じる」アクションを追加します。 「Excelを閉じる前」では“ドキュメントを保存”を選択します。 こちらの内容で保存します。 デスクトップフローのテスト テストをする際や実際に実行する際に気を付ける点があります。ブラウザを呼び出してのアクションを実行する場合は、事前に対象となる（EdgeやChromeなどフロー内で呼び出すブラウザ）すべてのブラウザを終了した状態で実行する必要があります。（今回はEdgeをすべて終了してから実行）すでに起動済みのブラウザがある場合、デスクトップフローがエラーとなる場合があります。 では、すべてのフローを実行してみましょう。このような結果となっていれば成功です！ 翌日以降は最後の行に順次追加されていくことになります。 以上、Power Automate Desktopによるデスクトップフローの開発方法を紹介しました。 「Webレコーダー」や「デスクトップレコーダー」など自動的にフローを作成してくれる便利機能もあり、細かいところは自分でアクションを追加して修正変更など手軽にできるなど使い勝手も良好です。 さらには、フローの開発は難しい開発言語を駆使するのではなく、日本語で記載されているアクションをブロックのように組み立てるといった点も開発のハードルを下げるのに一役買っています。 慣れてくれば今回のサンプル程度のフローであれば15分もかからず開発が可能です。 次回はクラウドフローとデスクトップフローを組み合わせて、さらに便利に利用できるハイブリッドフローの開発方法を紹介します。

　Microsoft365で利用可能なRPA「Power Automate」と、デスクトップの操作を自動化することのできるRPA「Power Automate Desktop」をこれまで紹介してきました。どちらも自動化を担うロボットを「フロー」と言います。「Power Automate」は数多くのクラウドサービスを組み合わせて自動化を実現するので“クラウドフロー”と呼ばれます。「Power Automate Desktop」はデスクトップ上の操作の自動化を実現するので“デスクトップフロー”と呼ばれます。さらに、Microsoft365では“クラウドフロー”と“デスクトップフロー”を組み合わせた“ハイブリッドフロー”の作成も可能です。これら3種類のフローの開発方法を順次紹介してゆきます。 クラウドフロー まずはクラウドフローを開発してみましょう。フローの内容は以下のステップになります。 Microsoft365のメールに添付ファイルがあった場合↓添付ファイルをGoogleドライブに保存↓ファイル名をTwitterにツイートする Microsoft365のクラウドサービスだけではなく、外部のクラウドサービスとも連携できるのがポイントです。それでは始めましょう。 Microsoft365のポータルサイトにログインし、「Power Automate」を選択します。 「作成」を選択します。 フローの実行タイミングは“メール受信したとき”となるので、「自動化したクラウドフロー」を選択します。 フロー名やトリガーは後程設定するので、ここでは「スキップ」を選択します。 フロー実行のきっかけとなる「トリガー」を選択します。 “メールが届いたとき”をトリガーとするので、「Office 365 Outlook」を選択して、関連するトリガー一覧を表示します。 トリガー一覧から「新しいメールが届いたとき」を選択します。 最初のステップがフローに追加されました。 「新しいメールが届いたとき」というすべてのイベントに対してフローを実行してもよいのですが、今回は添付ファイルがあったメールのみに限定するので、「詳細オプションを表示する」を選択します。 「添付ファイル付きのみ」で“はい”を選択します。 次のステップを追加します。「新しいステップ」を選択します。 アクション一覧から「コントロール」を選択します。 コントロール一覧から「Apply to each」を選択します。 「Apply to each」コントロールは、届いた添付ファイル付きメールすべてに対してアクションを実行するためのコントロールになります。 「以前の手順から出力を選択」をクリックすると、直前のステップに追加した「新しいメールが届いたとき」から受け取れる情報一覧が表示されます。今回はメールの添付ファイルを操作するので一番最後に表示されている「添付ファイル」を選択します。 次に「アクションの追加」を選択します。 アクションとして追加したいのは「Googleドライブにファイルを保存する」となるので、まずはgoogleで検索して絞り込みます。ファイルの保存＝ファイルの作成となるのでアクションから「ファイルの作成」を選択します。 「サインイン」を選択してGoogleドライブの認証情報を入力します。一度登録した接続情報は左メニューの「データ」-「接続」に保存され、以後再利用できるようになっています。 「サインイン」を選択してGoogleドライブの認証情報を入力します。一度登録した接続情報は左メニューの「データ」-「接続」に保存され、以後再利用できるようになっています。 「フォルダーパス」にはGoogleドライブ内にフォルダーを作成して保存する場合にフォルダー名を設定します。 「ファイルコンテンツ」はGoogleドライブに保存するファイルの中身となるので、「添付ファイルコンテンツ」を選択して添付ファイルそのものを指定します。 次にTwitterにメッセージを投稿するステップを追加します。 「アクションの追加」を選択して、Twitterの検索一覧から、「ツイートの投稿」アクションを選択します。 Twitterの認証情報を入力します。 ツイートする内容は添付ファイル名とします。 ここまで作成できたら「保存」を選択してフローを保存しておきます。 “新しいメールが届いたとき (V3) -> Apply to each,ファイルの作成,ツイートの投稿”という名前で保存されますので、こちらを選択するとフローの名前が変更できます。今回は“CloudFlow01”としておきます。 以上でクラウドフローの開発が完了しました。 クラウドフローのテスト さっそくテストをしてみましょう。画面右上の「テスト」を選択します。 手動でテストを実行します。 テスト実行中は待機状態となります。 フローのトリガーは「受信したメールに添付ファイルがあるとき」となっているので、テストでMicrosoft365のアカウント宛てに添付ファイル付きのメールを送信します。 Web版のOutlookで自分宛てにファイル“memo.txt”を添付したメールを送信します。 メールを受信しました。 待機状態のフローが起動して問題なく実行されました。 Googleドライブを確認すると、CloudFlow01というフォルダーが作成されその中に添付ファイル“memo.txt”が保存されています。 Twitterに添付ファイル名がツイートされています。 マイフローから作成したフローの詳細や実行履歴が確認できます。 今回作成したフローは、トリガーとして添付ファイル付きメールを受信したときに起動します。手動でテストする以外にも、開発が完了した段階でこのフローは自動的に起動されるようになっています。 以上、Power Automateによるクラウドフローの開発方法を紹介しました。Microsoft365で提供されているサービスだけではなく、他のクラウドサービスとも簡単に連携できるRPAが開発可能ということが確認できたかと思います。 次回はPower Automate Desktopによるデスクトップフローの開発方法を紹介します。

前回に引き続きMicrosoft365と連携可能なRPAであるPower Automate Desktopについて、今回はインストール方法を紹介します。インストール不要のPower Automateとは異なり、Windowsデスクトップ上の作業を自動化可するために、パソコンへのインストール作業が必要となります。また、パソコン上にオンプレミスデータゲートウェイを構築することでグラウドベースのRPAであるPower Automateと連携してハイブリッドなRPAも開発可能となります。 Power Automate Desktop のインストール Power Automate DesktopはWindows用のアプリケーションとして提供されています。Microsoft365のPower Automateのメニューから追加インストールできるようになっています。 Microsoft365からPower Automateを選択して、左メニューから「作成」を選択します。右上の「インストール」から「Power Automate Desktop」を選択します。 Power Automate Desktop のインストーラーがダウンロードされるので実行します。 こちらの選択内容でインストールを実行します。 インストールが成功したら、ブラウザの拡張機能のインストールを実行します。ChromeもしくはEdge用の拡張機能を選択します。 今回はMicrosoft Edgeの拡張機能をインストールします。 拡張機能のインストール完了後、先ほどの画面に戻り「Power Automate Desktopの起動」を選択するか、Windowsのスタートメニューから「Power Automate Desktop」を起動します。 「サインイン」を選択して、Microsoft365のアカウントでサインインします。 まずは無料の試用版で開始します。 ※2021年3月2日より正式版も無料で利用できるようになりました。 Microsoft Dataverseデータベースが無いとのこと。Dataverseを利用することでPower Automate Desktopで使用されるデータを安全に保存および管理できます。Dataverseの設定を行います。「管理センター」ボタンを選択します。 Power Platform管理センターに移動して環境からすでに構築されている環境を選択します。 「データベースの追加」を選択します。 データベースの各項目を設定して作成します。 保存後設定が反映されるまで数分かかるようです。 Windowsのスタートメニューから「Power Automate Desktop」を起動してこちらの画面となればDataverseデータベースの作成が完了しています。 オンプレミスデータゲートウェイのインストール 次にオンプレミスデータゲートウェイをインストールします。 オンプレミスゲートウェイはMicrosoft365の様々なクラウドサービスとPower Automate Desktopを連携する場合などハイブリッドなフローを実行するために必要となりまます。デスクトップ上の操作で完結するフローのみを実行する場合は不要です。 Microsoft365のPower Automateに戻り、「オンプレミスデータゲートウェイ」をインストールします。 オンプレミスデータゲートウェイのインストーラーがダウンロードされるので実行します。 ゲートウェイを使用するメールアドレスを入力します。今回はMicrosoft365の管理者アカウントと同じものを設定します。 「このコンピューターに新しいゲートウェイを登録します。」を選択します。 こちらの設定でゲートウェイを構成します。 オンプレミスデータゲートウェイが作成されました。 以上、Power Automate Desktopのインストール方法についてく紹介しました。 次回はPower AutomateとPower Automate Desktopを連携させてハイブリッドなRPAの開発方法を紹介します。

最近「DX」とともによく目にする「RPA」をご存じでしょうか。RPA=Robotic Process Automation　ロボットによる処理の自動化という意味です。ロボットと聞くと手足のある人型ロボットが人間に変わって仕事をしてくれるイメージですが、RPAはパソコン上の作業を人に代わって処理してくれるアプリケーション（プログラム）が実態となります。 RPAを始めましょう！ プログラミングの知識がある方であれば今さらといったお話ですが、RPAを利用することでプログラミングほどの知識や技術を必要とせずに、プログラムを組んで作成したアプリケーション相当のものを作成できるといったメリットがあります。ただし、RPAを導入（購入）すれば手放しで何でもやってくれるといった夢のようなお話ではありません。RPAと一言で言っても様々なサービス、アプリケーション、機能があります。お馴染みのExcelのマクロも自動化という意味では立派なRPAです。RPAとは？ RPAが得意なこと不得意なことは？RPAを使うにはどれくらいのコストが必要か？などをきちんと理解しておく必要があります。 とは言っても、前置きは少なめにして「ハイブリッドクラウドへの道」でこれまで紹介してきたMicrosoft365にもRPAが用意されています。実際のRPAはどんなものかをまずは見てみましょう。 Power Automate Microsoft365で利用できるRPAは「Power Automate」というサービスで提供されています。 Power Automateはそれ自体単体でもサービスとして購入利用可能ですが、Microsoft365では提供されているサービスの範囲内で追加料金無しで利用可能です。 Power Automateの特徴としては、Microsoft365のクラウドサービスだけではなく、外部のクラウドサービスの様々な機能とも連携して自動化を実現できるところにあります。 Power Automateでは各自動化処理を「フロー」として作成します。例えば、添付ファイル付きのメールを受信したら、Googleドライブにファイルを保存してTwitterでツイートするといったフローの作成も可能です。さらに、これらフローの作成には専門的なプログラミングを必要とせず、ブラウザ上でコネクタと呼ばれるツールを利用して各サービスを結びつけることで作成してゆきます。こちらが作成したフローです。実行してみましょう。 添付ファイルをメールで送信します。 添付メールを受信すると作成したフローが起動します。 Googleドライブに添付ファイルが保存されました。 Twitterに添付ファイル名がツイートされました。このフローの作成に要した時間は10分足らずです。コネクタで各サービスを配置してそれぞれのアカウント情報を入力、必要なアクションを選択しただけです。 これをプログラムで実現しようとすると各サービスのＡＰＩを連携して・・・といった専門的な技術とそれなりの行数のコードが必要ですが、それらは一切不要です。 よく利用されているフローは数多くのテンプレートとしてあらかじめ用意されており、こちらから目的のフローを検索してすぐに使い始めることが可能です。 Power Automate Desktop クラウドサービスを利用した業務以外でも、オフィスではデスクトップアプリケーションを利用しての業務が大半ではないでしょうか。 そのような業務に対してはデスクトップアプリケーションを対象としたRPA「Power Automate Desktop」が用意されています。Power Automate Desktopを利用する場合は、Microsoft365のライセンスに加えて、Power Automateの「Per user plan with attended RPA（\4,350）」の購入が必要です（Power Automateの価格　https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/pricing/?currency=JPY）。 Power Automate DesktopはMicrosoft365のPower Automateと併せて利用することで、先ほど紹介したクラウドサービスに加えてデスクトップアプリケーションの自動化を組み入れてのフロー作成が可能となります。例えば、毎日の株価を特定のサイトから毎日取得してExcelに追記して、完了通知をTeamsに送るといった作業を自動化するなどです。 Power Automate Desktopの開発画面は、左メニューに用意された各アクションを選択して組み合わせていく方法に加え、デスクトップ上の操作をビデオに録画するように記録する方法もあります。ある程度操作を記録して、細かい修正をしてゆくといった効率的な開発が可能です。 さらに、Power Automate Desktopで開発したフローと、Power Automateで開発したフローを組み合わせることも可能です。そもそもPower AutomateのフローはクラウドサービスをターゲットとしたRPAなので、ローカルコンピューターに対してのアクセスはできません。「オンプレミスデータゲートウェイ」を利用することで、クラウドベースのフローと、オンプレミスのフローがスムーズに接続することができるようになっています。 こちらのフローは、クラウドサービスであるPower AutomateのフローからオンプレミスのPower Automate Desktopのフローを呼び出しています。 作成したフローを実行してみましょう。 日経平均株価をYahooファイナンスから取得して、Excelに追記しています。最後に完了通知をTeamsに送る作業を自動化しています。 Power Automate Desktopを実行する環境 Power Automate DesktopはWindowsのデスクトップ上で稼働するRPAとなります。例えば、1時間ごとに起動するフローの場合、深夜であってもパソコンを立ち上げた状態で保持しておく必要があります。さらに、フローが起動している間はそのパソコンでは他の作業ができなくなります。こうなると、Power Automate Desktop専用のパソコンを１台確保しておかなければなりません。こういった問題を解決する答えとしては、クラウドサービスである「デスクトップクラウド（https://www.onamae-desktop.com/biz/）」など、仮想デスクトップサービスを利用することです。デスクトップクラウドであれば、24時間365日、Power Automate Desktopの実行環境として利用することができます。せっかくのパソコン１台をまるまる占有してしまうよも安価で安心です。 以上、Microsoft365のRPAについて概要を紹介しました。クラウドサービスだけではなく、オンプレミスのデスクトップ上の操作の自動化、それらを組み合わせることができるハイブリッドクラウドなRPAがPower Automate、Power Automate Desktopになります。 RPAはDXを実現するための一番の近道です。ここまでお手軽にRPAが開発・利用できるようになると、これからのビジネススキルとしては、ExcelやWordのスキルだけではなく、RPAのロボット作れます、といったことが当たり前の時代になりそうです。 次回はPower Automate Desktopを利用するための環境作り、インストール方法を紹介する予定です。

今回はMicrosoft Teamsの代表的な機能の一つ、テレビ会議に注目してみましょう。テレビ会議の機能自体は様々なアプリケーションで提供されおりPCだけではなく、スマホからも当たり前のように利用きるようになっています。その中で、Microsoft365の主要サービスであるTeamsは単なるテレビ会議システムというだけではなく、コミュニケーションツールとしての様々な特徴があります。Teamsのテレビ会議を利用することのメリットも併せて紹介してゆきましょう。 Teamsでテレビ会議を開始する Teamsでテレビ会議を開始するには、カメラとマイクが必要です。チャットのみであればこれらは不要ですが、もしPCにカメラとマイクが無い場合はスマートフォンからでもテレビ会議は利用可能となっています。テレビ会議はスマートフォンからは開始することができません。最初にPCから会議を開始する必要があります。 すぐにテレビ会議を始める場合は、Teamsの投稿画面で「会議」ボタンを選択します。 テレビ会議を開始する前に、カメラの使用や音声の各種設定を行います。PCのマイクとスピーカーを利用する場合は、一番上の「コンピューターの音声」を選択します。 音量を調整したり、背景の選択が可能です。自分でアップロードした画像も背景として利用できます。一通り設定が完了したら、「今すぐ参加」ボタンを選択します。 テレビ会議が開始しました。まだこの時点では自分一人だけしかいませんので、会議の相手に参加してもらいましょう。会議の主催者側から参加をリクエストする場合は、リストからユーザーを選択して「参加をリクエスト」を選択します。 選択したユーザーへテレビ会議参加の通知が送られます。 同じチームメンバーのTeamsではこのように開始されたテレビ会議が表示されています。「参加」ボタンを選択することでテレビ会議に参加できます。 チームのメンバーが参加するとこのように参加者として表示されます。会議の主催者であれば、参加者のマイクをミュートにしたり、会議から削除（退出させる）することもできます。 「会話の表示」を選択すると、テレビ会議をしながらチャットも可能です。 「手を挙げる」を選択すると、参加リストに挙手マークが付きます。参加者多い場合、何か発言する時などに利用します。 「ブレイクアウトルーム」を選択すると、テレビ会議に参加しているメンバーの数名単位で小さなディスカッションが出来る会議室を別途作成できます。大人数でテレビ会議を行っている場合、会議の進行の妨げにならないよう、小さな会議室で話を詰めたりするのに便利です。ブレイクアウトルームは複数作成可能で、各部屋を行き来できるようにもなっています。 ブレイクアウトルームが作成されました。この部屋では通常のテレビ会議の機能はすべて同じように利用可能となっています。 「その他の操作」を選択すると、会議中でも背景を変更したり、会議を録画することなどができるようになっています。 「コンテンツを共有」を選択すると、現在のPCのウィンドウや、デスクトップを会議メンバーと共有して見ることができるようになります。 デスクトップを共有すると、画面上部にマウスカーソルを持っていけば、コントロールバーが表示され会議メンバーにPCの操作を代わってもらうといった使い方もできるようになっています。 右上の「退出」を選択すれば会議から出ることができます。会議を終了する場合は選択リストから「会議を終了」を選択します。終了後にTeamsにはテレビ会議中に送ったチャットの内容や、録画した会議が張り付けられていますので、いつでも確認ができるようになっています。 テレビ会議にメンバーを招待する 同じチームのメンバーであれば、テレビ会議を開始してから、候補のメンバーに「参加リクエスト」を送ることができます。候補にメンバーが表示されていない場合は、「名前を入力」のテキストボックスにメンバーの名前を入力してチーム内のメンバーを検索することができます。 Teamsではチームメンバー以外のユーザーもゲストとして一時的にテレビ会議に招待することが可能です。「参加情報をコピー」を選択すると、このテレビ会議に参加するためのURLがクリップボード経由でコピーされます。 この情報をメールで招待したい相手に送信します。 招待メールを受け取ったユーザーは、ブラウザでリンク先を開くとTeamsを使ってテレビ会議に参加可能となります。ユーザーはTeamsアプリもしくは、ブラウザからでもテレビ会議に参加可能です。 カレンダーからテレビ会議を開催する Teamsではあらかじめ予定を作成してテレビ会議を開催することができます。 Teamsから「予定表」を選択します。右上の「新しい会議」を選択します。 会議に招待するメンバーを選択します。名前を入力するとチーム内のメンバーの候補から選択可能です。チーム外のユーザーも、ここでメールアドレスを入力することでテレビ会議への招待メールを送信できるようになっています。 「チャネルを追加」では、どのチャネルでテレビ会議を開催するか選ぶことが可能です。何も指定しない場合は、チャット内のテレビ会議として開催されます。入力が完了したら最後に「保存」を選択します。 予定表にテレビ会議予約が設定されました。メンバーもしくはゲストユーザーがMicrosoft365のサブスクリプションを利用している場合であれば、同様にTeamsの予定表にテレビ会議が設定されます。 Teamsのチャネルにもテレビ会議の通知が表示されています。テレビ会議の時間になったら、Teamsやメールのリンクから参加します。 テレビ会議で利用できるアプリケーション Teamsではテレビ会議中に利用できる様々なアプリケーションが用意されています。 〇Streamテレビ会議中に録画した内容は、会議終了後Teamsから参照可能ですが、これはMicrosoft365のStreamに作成された動画となっています。トリミングなどの編集や、会議終了後に動画として共有したり配信したりと二次利用が可能です。 〇ホワイトボード「コンテンツを共有」からは、ウィンドウやデスクトップ以外にホワイトボードが利用できます。これは、テレビ会議中にマウスやタッチペンなどでホワイトボードに直接書き込んでメンバーと情報共有できるものです。「コンテンツを共有」から「Microsoft Whiteboard」を選択します。 手書きで図表を書いたり、文字入力などもできます。ホワイトボードは画像として保存したり、テレビ会議に参加している他のメンバーと同時に編集も可能です。 〇PowerPoint「コンテンツを共有」からデスクトップ上で開いたPowerPointを選択します。 コンテンツ共有をしたまま、PowerPointのプレゼンテーションをF5キーで開始すると、発表ツールを利用しながらスライド表示が可能となります。テレビ会議といえども、いつもの会議の発表と同じようにPowerPointが利用できます。 〇Office OnlinePCのブラウザからMicrosoft365のOneDriveやSharePointのWordやExcelファイルをOffice Onlineで開きます。 「コンテンツを共有」から該当のブラウザを選択します。テレビ会議の参加メンバーは、Teamsで共有されたウィンドウを見ながら、手元のブラウザで同じファイルを開いて共同作業が可能となります。画面を見ながら、会話しながらの共同作業は格段に効率アップが図れます。 以上、Microsoft Teamsのテレビ会議に注目して詳しく紹介しました。Microsoft365のアカウントを持っていない外部ユーザーとも気軽にテレビ会議が開催できるだけではなく、テレビ会議中であっても、Microsoft365と手元のPCとの連携も豊富な機能でうまく実現しています。テレワークという働き方が増えてきた中で、ハイブリッドクラウドならではのテレビ会議が実現できそうです。

Microsoft TeamsはMicrosoft365で利用できるICT（Information and Communication Technology）ツール、いわゆるテレビ会議やチャットによるコミュニケーションツールです。ただし、Microsoft365においてTeamsは単なるコミュニケーションツールというだけではなく、Microsoft365の様々な機能やサービスを利用するための最初の入り口としての役割も担っています。今回はMicrosoft Teams初めの一歩ということでTeamsの利用開始から代表的な機能をいくつか紹介します。 Teamsを利用するためのライセンス TeamsはMicrosoft365の一般法人向けの場合「Microsoft 365 Apps」以外であれば全てのプランに利用ライセンスが含まれています。（家庭向けのライセンスには含まれていません。）ライセンスに含まれていなくても、一部機能が制限されている無料版のTeamsも利用可能です。無料版との大きな違いは、テレビ会議の録画機能の有無や、管理ツールの提供の有無、サポートポリシーなどが大きな違いとなっています。無料版であっても基本的なチャット機能や、テレビ会議では最大300人参加が可能であったり、時間を気にせず無制限に会話できる点などはどのプランも同様に利用可能となっています。ライセンスごとの詳細はこちら 一般法人向けMicrosoft365より Teamsの利用開始 さっそくTeamsを使ってみましょう。まずはこちらにアクセスしてTeamsのアプリケーションをPCにインストールします。TeamsはスマートホンやEdgeやChromeなどのWebブラウザ（IE11は利用不可）からでも利用可能です。 Microsoft365のアカウントを持っている場合は「サインイン」を選択します。 「Windowsアプリを入手」を選択してデスクトップアプリケーション版のTeamsをダウンロードします。「代わりにWebアプリを使用」を選択した場合はそのままブラウザ内でTeamsが利用可能です。 左下の「ファイルを開く」からTeamsのインストーラーを起動します。 Microsoft365のアカウントでサインインします。 「組織がデバイスを管理できるようにする」のチェックを入れると同じMicrosoft365のアカウントを必要とする他のアプリケーションへのサインインを省略することができるようになります。今回はチェックを外しておきます。 Teamsにサインインできました。 <参考>Microsoft365やTeamsのサインインの際に二段階認証が要求される場合があります。セキュリティ強化手段としては必要な機能ですが、何度もサインインを繰り返す検証時などの場合は煩わしい場合もありますので二段階認証の解除方法を記載しておきます。 Microsoft365の管理センターから「Azure Active Directory」を選択します。 Azure Active Directory 管理センターから「Azure Active Directory」-「プロパティー」-「セキュリティの既定値群の管理」を選択します。「セキュリティの既定値群の有効化」で”いいえ”を選択して、任意のチェックボックスを選択します。最後に「保存」を選択します。以上で二段階認証が解除されました。 ユーザーの追加 Teamsでコミュニケーションを取る仲間を追加しましょう。同じMicrosoft365の組織メンバーであればすぐに参加可能です。また、Teamsに関しては無料のライセンスも利用可能なので、まずはMicrosoft365にユーザーを追加して、Teamsが利用できるように設定しましょう。Microsoft365の管理センターから「アクティブなユーザー」-「ユーザーを追加」-「単一ユーザー」を選択します。 ユーザー情報を入力します。 無料で利用できるライセンスを割り当てるので「製品ライセンスなしでユーザーを作成する」を選択します。 オプションの設定は特になしでこのまま「次へ」を選択します。 「追加の完了」を選択します。 ユーザーが作成されました。 作成したユーザーをチームに追加しましょう。Teamsから「ユーザーを追加」を選択します。ユーザーアドレスを入力します。同じMicrosoft365の組織内のメンバーであれば名前が選択できますので、追加します。 Teamsのデスクトップアプリケーションからメッセージを送信してみました。 追加したユーザーはでブラウザからTeams（ https://teams.microsoft.com/ ）にサインインしてメッセージを確認します。 「代わりに、Webアプリを使用」を選択します。 サインインすると、送られてきたメッセージが確認できます。返信をすればコミュニケーションが始まります。 ライセンス無しの状態でTeamsにサインインすると、“Microsoft Teams Exploratory”というライセンスが自動的に割り当てられています。こちらは有償版のMicrosoft365のライセンスを契約している組織内で利用できるTeamsの試用版ライセンスとなっています。一部の機能を除いてTeamsを利用して組織内でコミュニケーションを取ることが可能です。次回の有償版Microsoft365の契約更新時までの期限付きライセンスとなっています。 詳細：Microsoft Teams Exploratory ライセンスを管理する ゲストユーザーを追加する TeamsではMicrosoft365の組織内のユーザーだけではなく、外部の組織ユーザーや、Microsoftアカウントを持っているユーザーを追加することができます。さらに、一度だけのテレビ会議や、一時的なプロジェクト用のチームだけにゲストとして追加するといった使い分けも可能です。 ゲストユーザーの追加は初期設定では無効にされているので、まずはTeamsの管理メニューからゲストユーザーの追加を許可します。Microsoft365の管理センターから「すべてを表示」-「Teams」を選択します。 Microsoft Teams管理センターから「組織全体の設定」-「ゲストアクセス」を選択します。 「Teams へのゲスト アクセスを許可する」をオンにします。 一番下の「保存」ボタンを選択します。ゲストアクセスが有効になるまで数時間かかるようです。 ゲストアクセスが有効になると、Teamsから「ユーザーを追加」を実行した際に組織外のメールアドレスでユーザーを追加できるようになっています。 以上がゲストユーザーの追加方法となります。 メッセージの送り方 会話を始めるには「新しい投稿」を選択します。 テキストボックスにメッセージを入力して、“Enter” キーで送信します。右下の送信ボタンを選択してもメッセージを送れます。 改行する場合は、“Shift + Enter” キーとなります。不用意に”Enter”キー押してしまうとメッセージの途中で送ってしまうという失敗がしばしば起こります。送ってしまったメッセージでもメッセージにカーソルを合わせると「・・・」から編集や削除が可能です。 「作成ボックス」ボタンを選択すると、装飾可能なメッセージ作成ボックスが利用できます。“Enter”キーで改行ができます。文字の色や大きさ、段落作成などちょっとしたテキスト編集をしてメッセージが送信できるようになっています。ちょっとしたメッセージはテキストボックスで、長文や印象付けたいメッセージを送る場合は作成ボックスを利用すると便利です。 メッセージを送る相手を指定する場合は“@”を入力すると、送信先のリストが表示されるので、そこから選択するか、相手の表示名を直接入力します。 宛先に“@Team”と入力すると、チーム名の宛先が選択できます。こちらはチーム内全てのメンバーにメッセージを送信できます。 チームとチャネルの使い分け Teamsはその名の通りチーム単位でチャットやテレビ会議でミュニケーションを取るツールとして有効です。チーム内にはチャネルと呼ばれる複数の部屋を作成可能です。チャネルはチーム内での分科会として、一時的なプロジェクトのコミュニケーション場所として、また、チーム内でも限られたメンバーにアクセス権を与えたい場合など、工夫次第で使い分けが可能です。チームは部署単位、チャネルは部署内の担当業務単位で作成し分けるなどです。 チームの作成は左下のメニューから作成可能です。 チームは全くの新規作成や、既存のチームのメンバーを引継いでの作成や、いくつかのテンプレートを利用しての作成方法があります。今回は新規作成してみましょう。「最初から」を選択します。 チームの種類を選択します。それぞれ、参加メンバーのアクセス権の初期設定が異なります。今回は“パブリック”を選択します。 チーム名と説明を入力して「作成」を選択します。 このチームに参加するメンバーを追加します。追加メンバーをこのチームの所有者にすることで管理者としてメンバーの管理など委任できるようになります。 チームが作成されました。チームの管理メニューは「・・・」から利用可能です。ユーザー管理や、チーム名の変更など様々な設定メニューが用意されています。 １つチームを作成すると既定で“一般”という名前のチャネルが作成されています。さらにチャネルを追加してみましょう。チームの管理メニューから「チャネルを追加」もしくはTop画面で「さらにチャネルを作成」を選択します。チャネル名と説明を入力します。プライバシーではこのチャネルに参加させたいメンバーを選択できます。標準でチーム全員がアクセス可能です。 チャネルが作成されました。チャネルはチームの直下に全てフラットに作成されます。チャネル内にチャネルを作成することはできません。 TeamsとSharePointとの密接な関係 実はTeamsのバックグランドシステムはSharePointとなっています。確認するためにチームにファイルを１つアップロードしてみました。 このファイルのメニューから「SharePointで開く」を選択します。 SharePointのサイトがブラウザから開きます。Teamsの各チームのファイルの格納先は、チームごとに作成されたSharePointのサブサイトのドキュメントの保存スペースになっています。Microsoft365の組織に割り当てられるSharePointの1TBのクラウドストレージはTeamsからも当然利用可能となっています。 ユーザーを確認してみると、チームのメンバーが同様に確認できます。Teamsのユーザー管理もSharePointの機能をそのまま利用していることになります。 このように、Teamsはファイル管理やアクセス制御などに優れた機能を提供するSharePointの機能を、アプリケーションを切り替えることなく、Teamsの機能の一部としてフラットに利用きるよう分かりやすいインターフェースで提供しています。 Teamsの管理 現在Teamsを管理するにはMicrosoft365の管理センターからの「Microsoft Teams 管理 センター」と、Teamsのアプリケーション自体の管理メニューがあります。それに加え、Microsoft365のユーザー管理は、Azure Active Directoryの機能を利用している部分もあります。さらに先ほども述べましたが、TeamsのバックグラウンドシステムはSharePointという部分においては、SharePointの管理設定も必要になってきます。これらの管理メニューを全て理解して使い分けるにはかなりハードルが高くなってしまいますのでTeamsを利用しゆくにつれ、必要となる設定をその都度開いてみて色々試してみるといった使い方がよいでしょう。 Microsoft365のTeams管理センター Teamsアプリケーションの管理メニュー Azure Active Directoryの管理メニュー SharePointの管理メニュー 以上、Microsoft Teamsの初めの一歩ということで、概要を紹介しました。 単なるコミュニケーションツールというだけではなく、SharePointなど様々なMicrosoft365の機能を使いやすく提供するためのハブとしての役割を担う使い勝手のよいアプリケーションです。オンプレミスとクラウドの橋渡し役としても大いに期待できます。 次回は今回紹介しきれなかった、Teamsのテレビ会議機能を詳しく紹介する予定です。

Microsoft365ではクラウドストレージとしてOneDrive（※OneDriveには無料版もありますが、Microsoft365のサービスの一つであるOneDrive for Businessを対象にしています。）とSharePointが利用できます。　どちらもクラウドに用意されたストレージスペースをインターネット経由で利用できるサービスです。PCだけではなく、スマートフォンやタブレット、Windows、Macなど利用するデバイスを問うことなくいつでもどこでも利用できるのがクラウドストレージの特徴の一つとなります。今回はOneDriveとSharePoint、どちらもクラウドストレージサービスとして利用できますが、初めの一歩としてその違いと基本的な利用方法を紹介します。 クラウドストレージ概要 OneDriveは1ユーザーあたり1TB、SharePointは1組織あたり1TB + 10GB ×ユーザー数の容量が割り当てられています。 One Drive BussinesssherePoint容量1TB1TB＋10GB×組織内ユーザー数追加上限追加不可(Microsoft365Enterprise E3/E5のみ10TB)25TB月額21円/1GBアップロードサイズ上限100GB(ブラウザを利用した場合)100GB(ブラウザを利用した場合)使用用途個人組織 ・OneDriveは一般的なプランのMicrosoft365 Business BasicやMicrosoft365 Business Standardの場合は容量の追加はできません。Microsoft365 Enterprise E3/E5は特別な手続きを踏むことで10TBまで追加可能ですが今回は省略します。 ・SharePointはMicrosoft365のプランを購入した時点で組織として1TBが割り当てられています。また、組織に登録されているユーザーごとに10GBが追加されています（1ユーザーが追加されるごとに10GB増量）。 ・OneDrive・SharePointどちらも、ブラウザーと専用アプリケーションを利用してファイルのアップロード&ダウンロードが可能です。また、ブラウザー内で直接ExcelやWord、PowerPointのファイルを直接開いて編集するOfficeオンラインの機能が利用できます。専用アプリを利用すると、通常はオンラインでのみ利用可能なクラウドストレージ上のファイルをオフラインでも利用することが可能となります。これは、専用アプリによってクラウドストレージ上のファイルを接続元のPCにキャッシュ(コピー)しているためです。後でオンラインとなったタイミングでクラウドストレージのファイルと同期が実施されます。さらに、ファイルやフォルダーを組織内の他のユーザーや外部ユーザーと共有したり、参照のみ、ダウンロード禁止、編集可など個々にアクセス権を設定することができます。ブラウザーを利用して１つもしくは複数のファイルをアップロードする場合、ファイルの合計サイズは100GBまでの制限があります。専用アプリを利用する場合はこの制限はありません。その他、ファイル名やパスの文字数などいくつか制限事項がありますのでご注意ください。 参考：OneDrive および SharePoint で無効なファイル名とファイルの種類 ・OneDriveとSharePointの違いとしては、その利用用途にあると考えられます。OneDriveはあくまでも個人利用をメインに作業途中のファイルやプライベートなファイル置き場といった利用方法になります。SharePointはいわゆるオフィスにあるオンプレミスのファイルサーバーのクラウド版という位置づけになります。管理者が適切なアクセス権限を設定して、会社の資産であるファイルを管理するという使い方です。セキュリティー面でもSharePointの場合は、ユーザー単位、グループ単位といった細かいアクセス権の設定や、ファイルのアクセスログを取得できるなど一段上の機能が提供されています。 OneDrive初めの一歩 OneDriveの使い始めは、まずはこちから。 https://onedrive.live.com/about/ja-jp/signin/Microsoft365のアカウントでサインインします。 “ファイルとフォルダーは、共有しない限り非公開です。”とあります。個人利用前提とした場合は安心できます。 「OneDriveの準備ができました」を選択します。 OneDriveの最初の画面です。 アップロードはメニュー選択するか、ブラウザーにそのままファイルをドラッグ＆ドロップでOKです。 Excelのファイルをアップロードしてみました。 ファイル名の右にあるファイルメニューから「ブラウザーで開く」を選択してみましょう。 Officeオンラインでブラウザーの新しいタブにExcelが開きます。お使いのPCにExcelがインストールされていなくても、そのまま利用できます。 次にファイルメニューから「共有」を選択してみましょう。 非公開となっているファイルを、メールの相手先と共有することができます。 共有相手は、メールに記載されているリンクからファイルをダウンロードすることができます。このようなメールが届いたら「開く」を選択します。 Excelがインストールされていない相手でも、OfficeオンラインでExcelファイルがブラウザーで表示されました。 ファイルメニューから「名前を付けて保存」でダウンロードも可能です。 先ほど共有したファイルの共有を停止し,ファイルメニューから「アクセス許可の管理」を選択します。 「共有を停止」を選択します。 先ほど共有相手に送信したメールのリンクから開いてみると、共有が停止されているのが確認できます。 今度は、ファイルの参照のみ、ダウンローの制限をしてみましょう。もう一度先ほどのファイルの共有を選択します。 「リンクを知っていれば誰でも編集できます」を選択します。 「編集を許可する」のチェックを外して、「ダウンロードを禁止する」をONにします。 この設定で「適用」を選択します。 「リンクを知っていれば誰でも閲覧のみ可能です」に変わっています。共有メールを送信してみましょう。 共有相手側で開いてみると、設定が反映されてブラウザーで参照することはできますが、編集、ダウンロードができません。 ファイルメニューにも「名前を付けて保存」が表示されていません。 OneDriveのWindows版デスクトップアプリケーションも使ってみましょう。Windows10であれば、あらかじめOneDriveのアプリケーションがインストールされています。Windows Serverなどお使いの場合は、ダウンロード（ https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/download ）可能です。スタートメニューからOneDriveを起動します。 Microsoft365のアカウントでサインインします。 OneDriveフォルダーはPCにクラウドファイルのキャッシュ（コピー）を保存する場所となります。すでにクラウド上にファイルが保存されている場合は、指定の場所にダウンロードされます。後からPCにキャッシュをしないという設定も可能です。 既存のWindows上のフォルダーを自動的にバックアップする設定も可能です。 ブラウザー版のOneDriveと同様にファイルやフォルダーの共有、アクセス権の設定などが可能です。 エクスプローラーで表示されるファイルのアイコンでファイルの状態が確認できます。「オンラインのみ」の場合は、PCにキャッシュされないのでPCのディスク容量の節約になります。オフラインの場合にはこのファイルは使用できません。「このデバイス上」は最初の利用時にダウンロードされPCにコピーされたファイルを編集することになります。以後はオフラインでの利用が可能となります。 「常に利用可能」は、クラウドとPCに同一ファイルのコピーを保持しているので、オフラインでも利用可能です。OneDriveの各種アイコンの意味はこちらが参考になります。 参考：OneDrive アイコンの意味は? Windows以外にも、スマートフォンやタブレットでもOneDriveはモバイルアプリとして利用可能です。 エクスプローラーでOneDriveを開いてみると、保存したファイルが参照できます。マウスでのドラッグ&ドロップや右クリックすることで、ファイル共有など設定が可能です。エクスプローラーに表示されているもう一つのOneDriveのアイコンは無料版のOneDriveとなります。 タスクバーに表示されているOneDriveのアイコンをクリックすると、OneDriveの利用履歴と、ファイル共有などそれぞれのファイルに対しての操作やOneDrive自体の設定ができるようになっています。 SharePoint初めの一歩 SharePointの使い始めは、まずはこちらから。 https://www.office.com/signin Microsoft365のアカウントでサインインします。もしくは、Microsoft365の管理ページからSharePointを選択します。 SharePointのポータルサイトのTopページが表示されますので、「コミュニケーションサイト」を選択します。 こちらが、SharePointのポータルサイトとなります。いわゆるルートサイトです。初期設定ではこのポータルサイトのドキュメントがSharePointのクラウドストレージとしてすぐに利用可能な状態となっています。 一つ注意する点としては、SharePointのドキュメントはOneDriveとは違い組織の情報共有を想定しているため初めから共有が許可された設定となっています。アップロードされたファイルはMicrosoft365の組織の他のユーザーもアクセス可能な状態となります。もし、アクセス出来るユーザーを制限する必要がある場合は、あらかじめコミュニティーサイトのアクセスを制限しておくか、セキュリティーを強固にした他のサイトを作成した上でクラウドストレージとして利用することになります。この辺りは後日詳しく解説する予定です。まずは、初めの一歩ということで「ドキュメント」メニューを選択します。 こちらが、ドキュメント＝SharePointのクラウドストレージとなります。ブラウザー版のOneDriveと同様にファイルのアップロードはメニューから、もしくは直接ファイルをドラッグしても可能です。 アップロードしたファイルのファイルメニューはOneDriveと比べると多くなっています。 共有などの基本的な使い方はOneDriveと共通している部分が多いです。 SharePointもOneDriveのWindows版デスクトップアプリケーションから利用可能となっています。メニューから「同期」を選択します。 SharePointとデスクトップ版OneDriveの同期が開始されます。 エクスプローラーで確認してみると、SharePointのコミュニケーションサイトが追加されています。アップロードされたファイルもOneDriveと同様にマウスでのドラッグ&ドロップや右クリックすることで、ファイル共有など設定が可能です。 このように、Windowsデスクトップ版のOneDriveは無料版をはじめとして、OneDrive for BusinessやSharePointなど複数のアカウントに結びつけられたクラウドストレージをエクスプローラーに集約して利用可能にする便利なツールとなっています。以上がMicrosoft365でクラウドストレージ初めの一歩として、OneDriveとSharePointの基本的な使い方となります。これまでPCに貯めこんでいたファイルや、社内のファイルサーバーを利用していましたが、クラウドストレージを利用することで、いつでも、どこでもファイルにアクセスできる準備が整いました。災害対策やテレワークにも応用できるクラウドストレージをこれまでのオンプレミス環境と組み合わせて使いこなすことでより効率よく、より使いやすく、ハイブリッドな新しい情報システム基盤を構築してゆきましょう。

今回はMicrosoft365で独自ドメインを設定する方法を紹介します。Microsoft365では、アカウント作成時には【admin@****.onmicrosoft.com】のように onmicrosoft.com ドメインのアカウントが割り当てられています。このままでも、Microsoft365の各サービスを利用することは可能ですが、独自のドメインを設定して、使い慣れたメールアドレスと同じアカウントでサインインするといったことができます。 カスタムドメインを設定する まずは、Microsoft365の管理ページにサインインして、Microsoft365管理センターを開きます。 左メニューから「セットアップ」-「サインインとセキュリティ」-「カスタムドメインを設定する」を表示します。 「カスタムドメインを設定する」から「始める」ボタンを選択します。 ドメイン名に設定するドメインを入力します。このドメインはお名前.comなどで正式に取得したドメイン、もしくはサブドメインとなります。今回は“m365.win1.jp”とします。 「このドメインを使用す」ボタンを選択します。 「ドメインのDNSレコードにTXTレコードを追加する」を選択して、「続行」ボタンを選択します。 設定したドメインのDNSサーバーにTXTレコードを登録することで、ドメインの所有者であることを確認できるようにします。表示された「TXT名」「TXT値」「TTL」をいったんメモするなどして保存しておきます。ここでは、●TXT名：m365‎　（サブドメインを利用しない場合は空白もしくは、DNSによっては“@”となります。）●TXT値：MS=ms19708586●TTL：3600　となります。DNSの設定が完了するまで、この状態で、一旦Microsoft365管理センターから離れます。このまま状態でもよいですし、改めてドメインの追加をやり直してもドメイン所有の確認作業に問題はありません。 DNSの設定を行う 先ほど取得したTXTレコードをDNSに追加します。 それぞれの利用環境によって、どのDNSを設定するかが異なります。自身でDNSサーバーを管理している場合の設定は簡単ですが、プロバイダーが管理しているDNSの場合、設定画面からDNSレコードを追加可能なサービスが提供されているものがあります。場合によっては、プロバイダーに設定依頼を行いTXTレコードを追加してもらうという場合もあります。 プロバイダーサービスでDNSの設定を行う　～お名前.com編～ まずは、お名前.comを例にプロバイダーが提供するDNS設定サービスでTXTレコードを追加してみましょう。お名前.comでドメインの取得・管理を行っている場合は、お名前.com Naviにログインして、上部から「DNS」メニューを選択します。 「ドメインのDNS関連機能設定」を選択して「次へ」ボタンを選択します。（お名前.comでレンタルサーバーを利用している場合は、「レンタルサーバーで利用されているドメインのDNS設定」を選択します。） 該当ドメインを選択して「次へ」ボタンを選択します。 （お名前.com管理以外のDNSサーバーを利用している場合は、「外部ドメインの登録」を選択します。こちらについては後程解説します。） 「DNSレコード設定を利用する」の「設定する」ボタンを選択します。 先ほど取得したTXTレコードを追加します。●TXT名：m365‎　（サブドメインを利用しない場合は空白もしくは、DNSによっては“@”となります。）●TXT値：MS=ms19708586●TTL：3600　値を入力したら、「追加」ボタンを選択します。 ページ最後にある「確認画面へ進む」ボタンを選択します。 「設定する」ボタンを選択します。設定完了後、変更内容が反映されるまで数分～数時間かかる場合があります。 プロバイダーサービスでDNSの設定を行う　～お名前.com　外部ドメイン追加編～ お名前.com以外で管理されているドメインのDNSの設定も行うことが可能です。先ほどのドメイン選択画面で「外部ドメインの登録」を選択します。 外部ドメインのDNSをお名前.comで管理できるようにするためには、現在ドメインを管理しているDNSサーバーにTXTレコードを登録する必要があります。利用料は月額100円となっています。外部ドメイン名を入力して、Token発行の「発行」ボタンを選択します。 お名前.comの登録メールアドレスにトークン情報が送信されます。メールに記載されているトークン情報をTXTレコードとして外部ドメインを管理しているDNSサーバーに登録することで、DNSの登録設定をお名前.comのDNS設定サービスから行うことが可能になります。※メールで送信されるトークン情報の例───────────────────────────────────■外部DNS認証TOKEN発行完了通知■───────────────────────────────────ドメイン名：win1.jp───────────────────────────────────お名前.comをご利用いただき、まことにありがとうございます。上記ドメイン名の外部DNS認証TOKEN発行が完了した事をお知らせいたします。以下の詳細をご確認ください。[お名前(会員)ID].：******使用期限 : 2020/10/01ご利用のネームサーバーへ下記レコード情報をご設定ください。タイプ：TXTホスト：空欄VALUE：下記の[外部DNS認証TOKEN][外部DNS認証TOKEN]MkGNWSb3QdDbkdxIY0NtTW******=━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━・独自のDNSサーバーで設定を行う自身でDNSサーバーを運用している場合はTXTレコードを追加します。 独自のDNSサーバーで設定を行う 自身でDNSサーバーを運用している場合はTXTレコードを追加します。 TXTレコードが追加できました。 ドメインの所有を確認する Microsoft365管理センターに戻り、先ほどのドメイン追加の手順で「ドメインを確認する」にある「確認」ボタンを選択します。（DNSの変更内容が反映されるまで数分～数時間かかる場合があります。） ドメインの所有が確認できたら、この画面になります。「続行」ボタンを選択します。 今回はExchangeの設定は行わないので、チェックボックスを外して「続行」ボタンを選択します。 ドメインのセットアップが完了しました。「完了」ボタンを選択します。 独自ドメインのユーザーアカウントを設定する 独自ドメインが利用できるようになったので、ユーザーアカウントで利用できるように設定を行います。Microsoft365管理センターから「ユーザー」-「アクティブなユーザー」を選択して、アカウントを選択します。「ユーザー名とメール アドレスの管理」を選択します。 編集ボタンを選択して、「プライマリ メール アドレスおよびユーザー名」を変更します。独自のアカウント名とプルダウンで独自ドメインを選択できるようになっているので、任意のアカウント名を入力して「完了」ボタンを選択します。 最後に「変更の保存」ボタンを選択します。以上で設定完了となります。 一度サインアウトして、独自ドメインのアカウントでサインインしてみましょう。 サインイン成功です。独自ドメインが利用可能となりました。 以上がMicrosoft365で独自ドメインを利用する手順となります。 独自ドメインを使わなくとも、Microsoft365のサービスのほとんどは利用可能ですが、使いやすい環境にできるだけ近づけるよう、様々な設定項目が準備されています。より効率よく、より使いやすく、ハイブリッドな新しい情報システム基盤を構築してゆきましょう。

Microsoft365の様々なサービスや機能でオフィスの日常業務をハイブリッドクラウド化し、テレワークにも対応できる新しい情報システム基盤を構築してみましょう。今回は、最初の一歩、Microsoft365の利用開始方法を紹介します。 Microsoft365の申し込み Microsoft365はクラウドサービスです。月割りで利用するプランごとに料金を支払うサブスクリプション型のサービスとなっておりますMicrosoftOfficeアプリケーションのように、パッケージを購入する方法とは異なります。サービスの申し込み自体はWebから行います。まずは、お名前.comのOfficeクラウドのページ（ https://www.onamae-office.com/ ）を開きます。 「プラン・料金」メニューから、今回は一般的な企業向けのプラン“Microsoft 365 Business Standard”を選択します。 “Microsoft 365 Business Standard”のサービス概要です。 300名以下の一般法人向けで、Officeアプリケーションはもちろん、ほぼすべてのMicrosoft365のクラウドサービスが利用できるバランスの取れたプランです。ハイブリッドクラウド化した新しい情報システム基盤を構築するには最適のプランとなっています。 「申し込む」ボタンを選択します。 ・ユーザー数に利用数を入力して、「決定」ボタンを選択します。・支払い期間として、12か月以上を選択すると月額料金が割引されます。今回は“12ヶ月払い”を選択します。・レンタルサーバーの申し込みは今回「利用しない」を選択しました。・初めて申し込む場合は、右上の「初めてご利用の方」を選択して、任意のメールアドレスとパスワードを入力して「次へ」ボタンを選択します。 会員情報を入力して、「次へ進む」ボタンを選択します。 支払い方法を選択します。 「クレジットカード」は一番処理手続きが速く、当日から利用開始が可能です。「請求書」を選択した場合は、コンビニエもしくは、銀行振込で支払いが可能ですが、請求書発行手数料として別途330円が必要となります。 支払い方法を選択して、「申し込む」ボタンを選択します。 [お名前.com] Microsoft 365　お申込み確認　という件名で申し込み案内メールが届きますので、内容を確認します。 申し込み内容の確認 申し込み確認メールに記載さている、「お名前.com Navi」（ https://navi.onamae.com/login ）にログインします。 ご利用状況に「Microsoft 365　1件」と表示されています。こちらを選択します。 ステータスが「仮受付（お申込み確認待ち）」の場合は、申し込み処理完了までしばらく待ちます。銀行振り込みやコンビニ払いの場合は、入金確認後に申し込み完了となります。 [お名前.com] Microsoft 365　サービス設定完了　のメールが届くと、「コントロールパネル情報」や「オプション情報」などの項目が表示されMicrosoft365の利用が可能な状態となります。 「プラン情報」には申し込みしたMicrosoft365の詳細が記載されています。プランの変更や支払い方法の変更、解約などはこちらから行います。「コントロールパネル情報」ではMicrosoft365の管理ページへの初期ログイン情報が記載されています。「ログイン」ボタンを選択してMicrosoft365の管理ページに移動します。 Microsoft365のアカウントを追加する場合は、「+オプション追加」ボタンを選択して、必要な数のアカウントを追加購入します。追加購入したアカウントは「オプション情報」に表示されます。「お支払い情報」のサーバー項目では、Microsoft365の料金支払い情報が確認できます。 Microsoft365にログインして初期設定を実行する Microsoft365を利用する準備が整いました。上記の「コントロールパネル情報」から、「ログイン」ボタンを選択して、Microsoft365にログインしてみましょう。 表示されている「初期管理者」アカウントと、「初期パスワード」を入力します。 Microsoft365にログインできました。 Microsoft365にログイン後に最初にすべきこととしては、パスワードの再設定となります。 右上のアイコンを選択して、「マイアカウント」を選択します。 左メニューから「パスワード」を選択します。 こちらで、初期パスワードを変更します。 次に、ユーザーアカウントにMicrosoft365のライセンスの割り当てを行います。この時点では、どのユーザーアカウントがMicrosoft365のライセンスを利用するのかが決まっていない状態です。Microsoft365のTopページに戻り、「製品の割り当て」を選択します。 左メニューから「ユーザー」-「アクティブなユーザー」を選択します。 Microsoft365のライセンスを割り当てるユーザーを選択します。 申し込みをした“Microsoft 365 Business Standard”のライセンスが利用可能と表示されているので、こちらのチェックボックスを選択して「変更の保存」ボタンを選択します。 ライセンスの割り当てが完了しました。 Microsoft365のTopページ戻ると、ライセンスが割り当てられ、各種サービスが利用可能となっています。 以上がMicrosoft365の利用開始までの申し込み手順となります。Microsoft365で利用できるサービスや機能は数多くあります。次回以降は、一つずつ代表的なサービスや機能にフォーカスを当てて紐解いてゆく予定です。それらをうまく組み合わせることによって、テレワークにも対応できるハイブリッドな新しい情報システム基盤を構築してゆきましょう。