Microsoft365の「承認」機能を使ってみましょう

ハイブリッドクラウドへの道 ~The road to hybrid cloud vol.26~

Microsoft365では「承認」という機能が提供されています。上司に仕事上の許可を得る場合や、システムマチックな業務の実行の可否を判断する場合など、人の判断が必要となる場合の申請と処理を簡単に管理できる機能です。いわゆる稟議や、休暇申請、確認作業などで活躍する機能となります。今回はこの「承認」機能の概要を紹介してゆきます。

「承認」機能を使ってみましょう

新しい機能を理解するのは使ってみるのが一番早いです。早速「承認」機能を利用してみましょう。「承認」機能はMicrosoft365のTeamsから利用するのが簡単です。まずはTeamsに承認アプリケーションを追加します。左メニューか承認アプリを検索するか、一覧から「承認」アプリケーションを選択して追加します。

白い画面が申請者となります。
右上の「新しい承認要求」を選択します。

承認要求の作成の際、「テンプレート」を利用することで決まった様式かつ同じような要求を複数回繰り返す場合などはこちらを利用すると承認要求作成の手間を省くことができます。

要求の種類では「電子サイン」が選択可能です。これは有償のAdobe Signを利用して公的に署名する機能となります。

資料としての添付ファイルを付けて承認要求を送信することも可能です。

「新しい要求」を選択して、要求の種類を“基本”、要求の名前とこの要求を承認してもらう相手として「承認者」を入力します。複数の承認者を選択すると「すべての受信者からの回答が必要」のオプションが利用可能となります。今回はこの内容で「送信」を選択します。

承認要求が作成されました。

黒い画面が承認者です。

送信先のTeamsを確認します。アクティビティーに通知が届いています。承認要求の内容を確認して、承認、もしくは拒否を選択できます。必要に応じてコメント入力も可能です。「再割り当てする」を選択すると、自分以外にこの承認要求を転送して承認の可否を求めることができます。今回はこのまま承認を選択します。

承認要求側には承認された旨の通知が届いています。承認要求した側も承認した側にも承認、拒否にかかわらずすべての履歴が確認できるようになっています。

メール感覚で利用できるのが特徴です。

テンプレートの利用

承認テンプレートを利用して、要求作成を効率化してみましょう。

Microsoft365の管理者権限を持つユーザーがテンプレートの管理を行います。

管理者としてログインしTeamsから承認アプリを開きます。右上の三点リーダーを選択して「テンプレートの管理」を選択します。このメニューは管理者のみ利用可能です。

右下の「詳細を表示」を選択するとテンプレートストアが表示され、多くのテンプレートの中から候補を選択できます。既存テンプレートをカスタマイズすることもできますし、テンプレートを使わずに最初から作りこむこともできます。今回は在宅勤務を選択します。

このまま「次へ」を選択します。

インスタンスで「組織全体」を選択します。

「作成」を選択します。

初回だけテンプレートの管理が有効になるまでしばらく待ちます。

しばらくしてから、もう一度テンプレートから在宅勤務を選択します。このまま「次へ」を選択します。

インスタンスで「組織全体」を選択します。

インスタンスで「組織全体」を選択します。

ここで入力項目を追加してカスタマイズをしてみましょう。「新規追加」を選択します。

「テキスト」を選択します。

“場所”を入力して「次へ」を選択します。

「プレビュー」を選択して見てみましょう。

この内容でよければ、「公開」を選択します。

テンプレートが追加されました。こちらを利用して承認要求をしてみましょう。

新しい承認を作成して、「テンプレート」を選択すると先ほど作成した「在宅勤務」テンプレートが利用できるようになっています。こちらを選択します。

カスタマイズした「場所」も入力できるようになっています。こちらを送信します。

承認者に承認要求が届いています。カスタマイズもきちんと反映されています。こちらを承認します。

無事承認されました。

以上、基本的な「承認」機能の使い方を紹介しました。Teamsから簡単に利用できるのでこれまでメールなどでやりとりしていた面倒な承認依頼をシンプルに効率化できます。紙ベースの稟議書類がどこかに紛失してしまったりということもありません。過去の承認履歴もリスト化されているので確認もスムーズです。

Microsoft365で標準機能として提供されている「承認」で業務効率化の最初の一歩を手掛けてみてはいかがでしょうか。

次回は、この「承認」機能をPower Automateと組み合わせて、より高度なワークフローの作成方法を紹介予定です。

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ブログの著者欄

樋口 勝一

GMOインターネット株式会社

1999年6月GMOインターネットに入社。Windows Serverをプラットフォームとしたサービス開発から運用・保守まで幅広く担当。講演登壇や出版、ネット記事連載などでマイクロソフト社と強い信頼関係を構築。2007年より「マイクロソフトMVPアワード」を受賞し、インターネットソリューションのスペシャリストとして活躍。

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