SharePoint Tips リストでリレーションを作ってみる / 開発者向けブログ・イベント

　Excelでは当たり前のように利用されているVLOOKUP関数は、いわゆる「紐づけ」を行ってデータを簡単に引用することができます。Microsoft365のSharePointの「リスト」でもリレーションを組むことでデータ参照ができるようになっています。今回はこのリレーションの設定方法を紹介します。

Excelの場合

　ExcelのVLOOKUP関数を一度は利用したことがあると思います。最近ではXLOOKUP関数も追加されより便利なっています。おさらいとしてVLOOKUP関数による「リレーション＝紐づけ」を確認してみましょう。
ダミーデータで作成したユーザーマスタデータを用意します。

こちらは簡易的な賞品マスタを作成しています。

このように、いつ、どのユーザーがどの商品を購入したかのデータを蓄積しています。
入力内容は、日付とユーザーID、商品コードのみとなります。
ここでVLOOKUP関数を利用して詳細な購入履歴として表示します。

C列に購入者の氏名を表示します。
セルC2に　“=VLOOKUP(B2,ユーザーマスタ!$A$2:$B$100,2,FALSE)”　と入力することでユーザーIDをキーとしてユーザーマスタから氏名を引用します。

購入者の氏名が表示されました。

次に、商品コードをキーとして商品名と金額を参照します。
セルE2に　“=VLOOKUP(D2,商品マスタ!$A$2:$C$8,2,FALSE)”
セルF2に　“=VLOOKUP(D2,商品マスタ!$A$2:$C$8,3,FALSE)”
と入力て他のセルにコピーをします。

このようにVLOOKUP関数を利用することで最小限の入力で購入履歴データの一覧表が作成されました。

リレーションの特徴として、参照元のマスタデータが変更になれば、連動して購入履歴も変更されます。
例えば商品マスタのノートPCの価格を“200,000”に変更してみましょう。

購入履歴の金額も“200000”に変更されています。

このようにリレーションは特定のキー（ユーザーID、商品コード）で関連付けられたデータを、紐を引っ張るかのように参照できる便利な機能です。

リストの場合

SharePointでお馴染みのリストでもリレーションの機能を利用することができるようになっています。
Excelのシートと同様に簡単にユーザーマスタと商品マスタのリストを作成します。

Excelのデータをテーブルにすることで、リスト作成時にインポートすることができるので便利です。

リストの新規作成で「Excelから」を選択します。

Excelのファイルを指定します。

定義したテーブルを指定します。

データごとインポートされてリストが作成されます。
「タイトル」列は「ユーザーID」に名前を変更しておきます。

同様に商品マスタのリストも作成します。
「タイトル」列は「商品ID」に名前を変更しておきます。

購入履歴はリスト用に「購入No」列を追加してテーブル定義をしてインポートしておきます

「タイトル」列は「購入No」に名前を変更しておきます。

リレーションの設定をしてゆきます。
まず「ユーザーID」を元に「氏名」列を参照するので「ユーザーID」列と「氏名」列を削除して新たに作り直します。

購入履歴リストの設定メニューから「リストの設定」を選択します。

「列の作成」を選択します。

列名：ユーザーID
この列の情報の種類：参照 (このサイトにある既存の情報)

情報の取得先：ユーザーマスタ
取得する列：ユーザーID
以下のフィールドを表示する列を追加：氏名

「リレーションシップの動作を実行する-制限削除」を選択します。
この設定でユーザーマスタのデータが削除されたとしても、購入履歴のデータには影響がでないことになります。
こちらの内容で列を作成します。

購入履歴リストに「ユーザーID」列と「ユーザーID：氏名」列が追加されました。

リレーションの確認を行います。
一番初めの購入No“G23001”を選択して編集を行います。
「ユーザーID」に元々入力されていた、ユーザーID“A1000163”を入力して保存します。

ユーザーIDに紐づけられた氏名が表示されています。
リレーションの設定が確認できました。

データを一括でコピーします。
元のExcelの購入履歴からユーザーID列のデータをコピーします。

購入履歴リストをグリッドビューで表示して、ユーザーID列の最初のセルを選択して貼り付けます。

こちらでまとめてデータ入力が完了しました。

同様に商品コードにひもづいた商品名と金額を参照できるように設定をします。
商品コード、商品名、金額列を削除します。
以下の設定で列を追加します。

グリッドビューで商品コードを貼り付けます。

リレーションが設定された購入履歴リストが作成できました。

商品マスタの金額を変更すると、購入履歴リストの金額も変更されています。

　以上、リストのリレーション設定方法を紹介しました。簡易的なデータベースとしての利用シーンが多いリストでも、他のリスト（データ）を参照してデータの紐づけができるようになっています。マスターデータを有効に再利用することで、データ管理の手間が大幅に作成されます。PowerAppsやPowerAutomateなどでも活用できる便利な機能となっています。是非お試しください。

著書の紹介欄

Hyper-Vで本格的なサーバー仮想環境を構築。仮想環境を設定・操作できる!

できるPRO Windows Server 2016 Hyper-V

◇Hyper-Vのさまざまな機能がわかる ◇インストールからの操作手順を解説 ◇チェックポイントやレプリカも活用できる Windows Server 2016 Hyper-Vは、仮想化ソフトウェア基盤を提供する機能であり、クラウドの実現に不可欠のものです。本書では、仮想化の基礎知識から、Hyper-Vでの仮想マシンや仮想スイッチの設定・操作、プライベートクラウドの構築、Azureとの連携などを解説します。

詳細はこちらから

初めてのWindows Azure Pack本が発売

Windows Azure Pack プライベートクラウド構築ガイド

本書は、Windows Azure PackとHyper-Vを利用し、企業内IaaS（仮想マシン提供サービス）を構成するための、IT管理者に向けた手引書です。試用したサーバーは、最小限度の物理サーバーと仮想マシンで構成しています。Windows Azure Packに必要なコンポーネントのダウンロード、実際にプライベートクラウド構築する過程を、手順を追って解説しています。これからプライベートクラウドの構築を検討するうえで、作業負担の軽減に役立つ一冊です。

詳細はこちらから

ブログの著者欄

樋口勝一

GMOインターネットグループ株式会社

1999年6月GMOインターネットグループ株式会社に入社。Windows Serverをプラットフォームとしたサービス開発から運用・保守まで幅広く担当。講演登壇や出版、ネット記事連載などでマイクロソフト社と強い信頼関係を構築。「マイクロソフトMVPアワード」を15度受賞し、インターネットソリューションのスペシャリストとして活躍。