Microsoft365で利用可能なRPA「Power Automate」と、デスクトップの操作を自動化することのできるRPA「Power Automate Desktop」をこれまで紹介してきました。どちらも自動化を担うロボットを「フロー」と言います。「Power Automate」は数多くのクラウドサービスを組み合わせて自動化を実現するので“クラウドフロー”と呼ばれます。「Power Automate Desktop」はデスクトップ上の操作の自動化を実現するので“デスクトップフロー”と呼ばれます。さらに、Microsoft365では“クラウドフロー”と“デスクトップフロー”を組み合わせた“ハイブリッドフロー”の作成も可能です。これら3種類のフローの開発方法を順次紹介してゆきます。
クラウドフロー
まずはクラウドフローを開発してみましょう。フローの内容は以下のステップになります。
Microsoft365のメールに添付ファイルがあった場合↓添付ファイルをGoogleドライブに保存↓ファイル名をTwitterにツイートする
Microsoft365のクラウドサービスだけではなく、外部のクラウドサービスとも連携できるのがポイントです。それでは始めましょう。
Microsoft365のポータルサイトにログインし、「Power Automate」を選択します。
「作成」を選択します。 フローの実行タイミングは“メール受信したとき”となるので、「自動化したクラウドフロー」を選択します。
フロー名やトリガーは後程設定するので、ここでは「スキップ」を選択します。
フロー実行のきっかけとなる「トリガー」を選択します。
“メールが届いたとき”をトリガーとするので、「Office 365 Outlook」を選択して、関連するトリガー一覧を表示します。
トリガー一覧から「新しいメールが届いたとき」を選択します。
最初のステップがフローに追加されました。
「新しいメールが届いたとき」というすべてのイベントに対してフローを実行してもよいのですが、今回は添付ファイルがあったメールのみに限定するので、「詳細オプションを表示する」を選択します。
「添付ファイル付きのみ」で“はい”を選択します。
次のステップを追加します。「新しいステップ」を選択します。
アクション一覧から「コントロール」を選択します。
コントロール一覧から「Apply to each」を選択します。
「Apply to each」コントロールは、届いた添付ファイル付きメールすべてに対してアクションを実行するためのコントロールになります。
「以前の手順から出力を選択」をクリックすると、直前のステップに追加した「新しいメールが届いたとき」から受け取れる情報一覧が表示されます。今回はメールの添付ファイルを操作するので一番最後に表示されている「添付ファイル」を選択します。
次に「アクションの追加」を選択します。
アクションとして追加したいのは「Googleドライブにファイルを保存する」となるので、まずはgoogleで検索して絞り込みます。ファイルの保存＝ファイルの作成となるのでアクションから「ファイルの作成」を選択します。
「サインイン」を選択してGoogleドライブの認証情報を入力します。一度登録した接続情報は左メニューの「データ」-「接続」に保存され、以後再利用できるようになっています。
「サインイン」を選択してGoogleドライブの認証情報を入力します。一度登録した接続情報は左メニューの「データ」-「接続」に保存され、以後再利用できるようになっています。
「フォルダーパス」にはGoogleドライブ内にフォルダーを作成して保存する場合にフォルダー名を設定します。
「ファイルコンテンツ」はGoogleドライブに保存するファイルの中身となるので、「添付ファイルコンテンツ」を選択して添付ファイルそのものを指定します。
次にTwitterにメッセージを投稿するステップを追加します。
「アクションの追加」を選択して、Twitterの検索一覧から、「ツイートの投稿」アクションを選択します。
Twitterの認証情報を入力します。
ツイートする内容は添付ファイル名とします。
ここまで作成できたら「保存」を選択してフローを保存しておきます。
“新しいメールが届いたとき (V3) -> Apply to each,ファイルの作成,ツイートの投稿”という名前で保存されますので、こちらを選択するとフローの名前が変更できます。今回は“CloudFlow01”としておきます。
以上でクラウドフローの開発が完了しました。
クラウドフローのテスト
さっそくテストをしてみましょう。画面右上の「テスト」を選択します。
手動でテストを実行します。
テスト実行中は待機状態となります。
フローのトリガーは「受信したメールに添付ファイルがあるとき」となっているので、テストでMicrosoft365のアカウント宛てに添付ファイル付きのメールを送信します。
Web版のOutlookで自分宛てにファイル“memo.txt”を添付したメールを送信します。
メールを受信しました。
待機状態のフローが起動して問題なく実行されました。
Googleドライブを確認すると、CloudFlow01というフォルダーが作成されその中に添付ファイル“memo.txt”が保存されています。
Twitterに添付ファイル名がツイートされています。
マイフローから作成したフローの詳細や実行履歴が確認できます。
今回作成したフローは、トリガーとして添付ファイル付きメールを受信したときに起動します。手動でテストする以外にも、開発が完了した段階でこのフローは自動的に起動されるようになっています。
以上、Power Automateによるクラウドフローの開発方法を紹介しました。Microsoft365で提供されているサービスだけではなく、他のクラウドサービスとも簡単に連携できるRPAが開発可能ということが確認できたかと思います。
次回はPower Automate Desktopによるデスクトップフローの開発方法を紹介します。
